NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO

• Guardar silencio.

• En la sala de consulta no se permite comer, beber, fumar o cualesquiera otras conductas que alteren el fin de la misma.

• Mantener una higiene personal que no sea ofensiva y que no constituya una molestia para los otros usuarios y el personal del archivo.

• Respetar las instalaciones, los equipos y las zonas destinadas a cada tipo de actividad.

• Contribuir a mantener el orden y la limpieza en la sala.

• No se permite hablar en voz alta, alterar de manera alguna el necesario silencio. Las personas que turben el orden podrán ser expulsadas de la sala de investigadores temporal o definitivamente, según la gravedad de los casos.

• Se prohíbe hacer uso de teléfonos móviles durante la estancia del usuario en la sala de consultas.

NORMAS DE ACCESO

• El acceso al archivo es libre y gratuito con las restricciones que marca la ley. Hay documentación con acceso restringido, total o parcialmente, ya sea por respeto a la propiedad intelectual, al mal estado de la documentación o por necesidad de salvaguardar los intereses públicos o garantizar el derecho de terceras personas.

• En cumplimiento de lo dispuesto en el Real Decreto 1708/2011, art. 25.2, "cuando en el Archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancia de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización." De este modo, muchos documentos solo podrán consultarse en imagen digitalizada. Se permitirá el acceso a los originales cuando exista una causa justificada de manera razonada, dirigida por escrito al responsable del archivo.

• Se requerirá autorización expresa de la dirección del archivo para la consulta de:

  • Documentación en mal estado de conservación o en restauración (art. 62 Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español)

  • Documentos en proceso de organización, reinstalación o reproducción.

  • Fondos especiales (pergaminos, placas de vidrio, carteles y mapas o planos de gran formato, etc.)

  • Documentos para el trabajo en grupo.

• Los documentos que contengan datos que puedan afectar a la seguridad, honor, intimidad e imagen de las personas sólo podrán ser consultados en los términos establecidos en el art. 57 de la Ley de Patrimonio Histórico Español y en los art. 59 y 60 de la Ley 3/2005, de 15 de junio de Archivos de la Comunidad Valenciana, esto mismo servirá para la reproducción de documentos.

NORMAS DE CONSULTA

• El ciudadano para acceder a los fondos necesitará aportar DNI, Pasaporte o documento similar y rellenar un formulario que se facilitará en el mostrador de la Sala de Investigadores, donde constarán sus datos personales así como los datos de la documentación que va a consultar.

• El usuario facilitará cuantos datos se precisen, para facilitar al Archivo la confección de ficheros de investigadores, temas tratados etc. Al amparo de lo preceptuado en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, el Archivo Histórico Provincial de Castellón reconoce quedar obligado a guardar secreto profesional de toda la información que afecte a los datos facilitados por los investigadores y usuarios, almacenarlos con la debida confidencialidad y a utilizar los mismos sólo con fines estadísticos.

• Sólo se podrá trabajar en la Sala con hojas, cuartillas o fichas sueltas, ordenador portátil sin funda protectora y/o lápiz de grafito blando. No se permite pluma estilográfica, bolígrafo, rotulador o similar.

• Cualquier otro objeto personal de trabajo, como libros o materiales impresos, debe ser autorizado expresamente por el responsable de sala.

• El usuario no podrá tener sobre la mesa de trabajo efectos personales, como carpetas, carteras o bolsos.

• Para evitar daños irreparables en los documentos no se debe colocar sobre ellos ningún objeto, tampoco escribir, anotar o calcar sobre los mismos; se evitará doblarlos o apoyarse en ellos, así como cualquier otra manipulación que pueda dañar, manchar o estropear los documentos.

• El usuario será responsable del deterioro, pérdida o mutilación de los documentos solicitados y servidos. Se agradece a los usuarios la notificación de cualquier tipo de anomalía en la integridad y conservación de los documentos consultados.

• No se podrán sacar de la sala de consulta documentos o libros, incluidos los instrumentos de consulta.

• No está permitida la consulta de dos cajas al mismo tiempo, ni la consulta simultánea de la misma caja por dos usuarios. Tampoco podrán cambiarse los documentos de una mesa a otra, que deberán estar siempre colocados sobre la misma.

• Deberá respetarse y no alterar el orden de los documentos dentro de su expediente o unidad de instalación, aún cuando no estén foliadas. Los atados que pudieran encontrarse deberán volver a colocarse, una vez acabada la consulta, poniendo especial cuidado en no dañar los documentos. Solicite ayuda al personal de sala ante cualquier duda.

• Las hojas se pasarán con las manos secas y limpias; y para las piezas especiales será aconsejable el uso de guantes. En ningún caso se humedecerán los dedos para esta operación, ni se posarán sobre la escritura, grabados o iluminaciones.

• El personal técnico del archivo podrá establecer pautas específicas para la manipulación de materiales de acuerdo con sus características, con el fin de garantizar su conservación e integridad. Si el personal técnico lo considera necesario los documentos serán manipulados únicamente por el responsable y/o en presencia del mismo.

NORMAS DE COPIA Y REPRODUCCIÓN

• La fotocopia, copia, fotografía o reproducción de los documentos del Archivo Histórico Provincial de Castelló está permitida pero con los límites establecidos por ley y previo el pago, si procede, de las tasas específicas establecidas por la Generalitat Valenciana.

• Es posible solicitar fotocopia de todos los documentos en buen estado de conservación que no superen un tamaño A3.

• Se evitará los procedimientos de reproducción que entrañen manipulación mecánica y tengan efectos negativos (luz intensa, calor, etc.). La fotocopia directa, en consecuencia, queda totalmente prohibida en casos excepcionales a juicio del archivero responsable. En ningún caso se hará fotocopia directa de pergaminos, manuscritos, impresos anteriores al siglo XX y protocolos notariales.

• Se tendrá en cuenta las restricciones que establece la Ley de Propiedad Intelectual de terceros, aunque se permitirá la reproducción con fines de investigación.

• Los instrumentos de descripción del archivo cuya propiedad intelectual es del Ministerio de Cultura no pueden reproducirse ni fotografiarse.

• En cualquier caso, el archivo no se hace responsable del uso indebido de las reproducciones que los usuarios puedan hacer en contra de los derechos de autor protegidos por el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

• Se podrá fotografiar documentos pero no está permitido el uso de flash. La propiedad intelectual de las fotografías realizadas es del Ministerio de Cultura.

• Cuando el volumen de fotografías realizadas sea considerable, se solicitará la autorización por escrito del responsable del archivo y se aportará una copia de las fotografías realizadas que se quedará en el archivo.

• Todo el material fotografiado o reproducido por medios propios así como el proporcionado por el Archivo Histórico Provincial de Castelló tiene como único fin la investigación, será necesaria una autorización específica para cualquier otro fin, incluida su publicación.

• El usuario debe tener en cuenta las condiciones de uso de las reproducciones, hacer constar las referencias de los documentos y respetar la propiedad intelectual de terceros.

NORMAS DE PUBLICACIÓN

• En todos aquellos casos en los que se desee publicar cualquier documento del Archivo Histórico Provincial de Castelló es preceptiva la firma de un convenio de autorización. (Impreso solicitud de autorización)

• En la publicación resultante, la procedencia de los documentos o imágenes se citará de la siguiente manera:

MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTE, Archivo Histórico Provincial de Castellón, Código de Referencia / Signatura.

Ejemplo: [MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTE, Archivo Histórico Provincial de Castellón, ES.120402.AHPC/4.2.2.1/Audiencia Provincial, 19719, Exp. 174.]

• Cuando la publicación se realice fuera de España, la procedencia de los documentos o imágenes se citará de la siguiente forma:

ESPAÑA. MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTE. Archivo Histórico Provincial de Castellón, Código de Referencia / Signatura.

Ejemplo: [ESPAÑA. MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTE, Archivo Histórico Provincial de Castellón, ES.120402.AHPC/4.2.2.1/Audiencia Provincial, 19719, Exp. 174.]