Preguntas frecuentes - Archivos

Tal como recomiendan las pautas de conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas del Ministerio de Cultura, es aconsejable contar con un plan de gestión de desastres para prever las actuaciones que ayudarán a gestionar situaciones de desastre en nuestro archivo. Una vez éstas han ocurrido, podemos resumir las actuaciones principales en:
- Estabilización del ambiente y los materiales: eliminar el agua de la inundación o de la extinción del incendio en su totalidad, limpieza del barro o de la ceniza tanto de la estancia como de los materiales del archivo y recuperación de los materiales afectados.
- Evacuación de los fondos: retirar las cajas mojadas o húmedas y sustituirlas si el contenido no está mojado. En caso de que sí lo estén trasladarlos tal y como se encontraron para ser tratados, y una vez en lugar seguro extraer los documentos de las cajas para airearlos. No se deben cerrar los libros que se han encontrado abiertos, ya que se podrían producir daños.
- Secado: tanto para la estancia como para los materiales se pueden emplear ventiladores de aire frío que no impacten directamente sobre los documentos. En el caso de ser una gran cantidad de materiales es recomendable contar con una empresa especializada en restauración.
- Contacto con el IVCR+I para la evaluación de los daños y la adopción de medidas urgentes de restauración, en su caso.

Los expedientes de las series ya valoradas por la JQDA consideradas de conservación permanente, pero afectadas de forma irreversible por un desastre, deberán ser revisados por personal especializado del IVCR+I para confirmar su estado y emitir un informe que justifique su irrecuperabilidad. A continuación, el archivo presentará a la JCDA el expediente de eliminación junto con el informe pertinente, que será revisado en la sesión más inmediata por parte de sus miembros.

El SAVEX (Sistema Arxivistic Valencià en Xarxa) es un sistema de información y gestión integral común a todos los archivos del Sistema Archivístico Valenciano para dotarlos de una única herramienta de trabajo que les permite trabajar en red. Esto supone no solamente la normalización de los procedimientos de trabajo archivístico, sino también una mayor protección, organización y difusión del patrimonio documental valenciano.
SAVEX tiene una doble vertiente: como herramienta de gestión para el personal de archivos que les ayuda a la descripción, almacenamiento y transferencia de la documentación; y como OPAC abierto que permite el acceso libre y gratuito de la ciudadanía a los fondos documentales de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano.
En estos momentos, conforman el SAVEX unos 370 archivos valencianos, entre los que se encuentran archivos históricos, de consellerias y otros organismos públicos de la Generalitat, archivos privados y archivos municipales y un total de más de mil usuarios.
El SAVEX está en constante crecimiento con la incorporación de nuevos archivos. Está gestionado por la Dirección General de Cultura.

Aquellas instituciones u organismos públicos o privados que deseen que sus archivos sean incluidos en el SAVEX, deberán remitir en primer lugar una solicitud firmada por el responsable de dicha institución u organismo al correo electrónico del servicio. En esa solicitud se incluirán, entre otros, datos de identificación del archivo y del personal con que está dotado.
En segundo lugar, se enviará por correo electrónico el formulario de alta de usuario de las personas que vayan a usar la aplicación, a quienes, una vez dados de alta, se les comunicará sus contraseñas y se le enviará los manuales y el contacto para las incidencias técnicas o de consulta.
Consulta el proceso completo aquí:
 

Para que el archivo tenga un catálogo abierto con documentación al alcance del público general deberán solicitarse tanto el alta del archivo como el del usuario profesional; una vez introducidos los cuadros de trabajo y de clasificación en SAVEX, el profesional podrá validar las fichas que considere para que estén visibles en la web.

Si estás trabajando con SAVEX y detectas un error, puedes notificarlo aquí:

La Junta Calificadora de Documentos Administrativos es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la Conselleria competente en materia de cultura, cuya finalidad es la valoración de los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por las instituciones y Administraciones públicas valencianas.
Tiene como misión el estudio de las tablas de valoración documental que se presenten para emitir el correspondiente dictamen preceptivo y vinculante, en donde se proponga la conservación permanente de la documentación y su ingreso en los archivos históricos o bien su eliminación por su inutilidad administrativa y cultural.
La JCDA se reunirá, al menos, cuatro veces al año en sesión ordinaria.

Las tablas valoradas favorablemente pueden encontrarse en la web del Servicio de Archivos:
Las propuestas de tablas de valoración documental que hayan sido aprobadas por la JCDA serán aprobadas por resolución del conseller competente en materia de cultura, y dicha resolución será publicada en el Diario Oficial de la Generalitat Valenciana.

- Eliminación: cuando la resolución prevea la eliminación de documentos o series documentales, ésta se realizará en la fase de archivo en la que se encuentre la documentación. Para ello, los responsables de la custodia de la documentación tramitarán el correspondiente procedimiento de eliminación tal y como se indica en la web del Servicio de Archivos.
El expediente de eliminación, en el caso de la documentación relativa a la Generalitat, se comunicará a la JCDA, que lo revisará en la primera reunión que celebre y formulará las observaciones que estime pertinentes. Después se comunicará con los responsables de la custodia de la documentación en el plazo de diez días para que se proceda a su eliminación. Éste redactará el Acta de eliminación, en la que constará el lugar, fecha y duración de los trabajos de eliminación, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación; deberán firmarla el responsable del órgano que custodia la documentación y el archivero correspondiente.
Un duplicado del acta de eliminación se remitirá a la JCDA en el plazo de diez días siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes, ya que la JCDA lleva un registro de todas las actas de eliminación documental.
- Conservación: si la resolución dispone la conservación de los documentos o series documentales en soporte distinto al original, antes de proceder a la eliminación de dicho original deberán obtenerse copias auténticas en soporte diferente. En este caso, habrá de levantarse un Acta complementaria a la prevista en el apartado 4 de este mismo artículo, y adjuntarse al expediente de eliminación.
El órgano responsable de la custodia de la documentación es el responsable de ejecutar las resoluciones que aprueban las tablas de valoración documental.

La elaboración de las propuestas de las tablas de valoración documental se realizará por la Comisión de Valoración Documental correspondiente, a iniciativa propia o a propuesta de los órganos responsables de las series documentales, la cual tramitará el expediente.
Los expedientes de propuestas de las tablas de valoración documental incluirán la siguiente información:

• La ficha resumen de la propuesta.
• La propuesta de la tabla de valoración documental, que incluya los siguientes apartados:

a) El organismo que la ha producido, donde se incluirá el estudio histórico e institucional, el cuadro de clasificación en caso de series documentales, el órgano productor y el archivo o unidad administrativa donde se encuentre.
b) La descripción de la documentación de que se trate, donde deberá constar la descripción del contenido de la serie documental, la ordenación de la documentación, las fechas de inicio y final, la función administrativa que desempeña, el marco legal general, los documentos que conforman el expediente, los metros lineales de documentación, las series documentales antecedentes y las relacionadas, la documentación recapitulativa que pudiera existir, el soporte físico
y el soporte de sustitución.
c) El valor de la documentación original, reflejando claramente la utilidad o inutilidad administrativa de la documentación. Se especificará su valor histórico primario o secundario, haciendo constar el valor administrativo, fiscal, legal, informativo, científico e histórico de la serie documental. Asimismo, se constatará si los documentos tienen valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
d) Los plazos de transferencia de la documentación a los diferentes tipos de archivo, de acuerdo con la frecuencia de utilización de la documentación.
e) El acceso a la documentación.

• Una copia de un expediente tipo o documentación que se haya de valorar.
• Los informes que hayan elaborado las diferentes unidades administrativas sobre la propuesta de valoración y que justifiquen la conservación permanente o eliminación de la documentación: informe sobre la valoración que se ha realizado en la propuesta, informe sobre el acceso a la documentación, informe sobre la vigencia administrativa de la documentación, y un informe sobre la aplicación informática (en el caso de que la documentación esté en soporte informático o sea gestionada de forma electrónica, telemática o cualquier otro medio similar).
• Una relación de la normativa general que afecte a la serie documental en cuestión, así como de los cambios normativos que se hayan producido a lo largo del tiempo.
• La conformidad del responsable del órgano productor de la documentación o serie documental con la valoración propuesta.

Si la Comisión de Valoración considera necesario solicitar más información, la requerirá a la unidad administrativa correspondiente, que deberá remitirla en un plazo no superior a un mes.
Cuando el contenido de la serie documental afecte a competencias que tengan atribuidas otros organismos públicos, se deberá contar con el informe preceptivo de los mismos.
Una vez elaborado el expediente de la propuesta de la tabla de valoración documental, la Comisión de Valoración Documental realizará la propuesta de valoración, distinguiendo si la documentación se ha de conservar permanentemente o se puede eliminar total o parcialmente, y remitirá toda la documentación a la JCDA.

Sí. El órgano responsable de los documentos redactará el Acta de eliminación, en la que acreditará que se han cumplido todos los requisitos previstos.
En el Acta deberá constar el lugar, fecha y duración de los trabajos de eliminación, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación; y deberá firmarla el responsable del órgano que custodia la documentación y el archivero correspondiente.
Un duplicado del Acta de eliminación se remitirá a la JCDA en el plazo de diez días siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes, ya que la JCDA lleva un Registro de todas las Actas de eliminación documental.

Existen en la actualidad dos subvenciones dirigidas a los archivos de la Comunidad Valenciana:

• Las destinadas a la digitalización y la restauración de la documentación histórica y la mejora de las instalaciones de los archivos municipales de la Comunitat Valenciana. Están destinadas a financiar los gastos derivados de la digitalización y de la restauración de documentos de archivos con una antigüedad de 50 años o superior, así como a los gastos derivados de la adquisición de equipamiento para la correcta conservación y utilización de los fondos documentales, existentes en los archivos municipales de la Comunitat Valenciana. El equipamiento será de uso exclusivo para el archivo y consistirá en estanterías metálicas, armarios compactos móviles sobre raíles, planeros horizontales, vitrinas expositoras para exposiciones de documentos de archivo, deshumidificadores y termohigrómetros, climatización de los depósitos del archivo y escáneres adecuados para digitalización de la documentación archivística, quedando excluido el mobiliario de oficina y ordenadores. Estas subvenciones contribuirán a la financiación de los citados gastos, hasta el máximo del 100 % del coste de la inversión realizada.

• Las destinadas a mancomunidades que prestan servicios mancomunados de archivo en la Comunitat Valenciana. Están destinadas a financiar los gastos derivados de los servicios mancomunados de archivo en los archivos municipales de la Comunitat Valenciana. Estas subvenciones contribuirán a la financiación de los citados gastos, hasta el máximo del 100 % del coste de la inversión realizada.

La apertura de los procesos está prevista para el primer semestre del año.
En ambos casos el gasto subvencionable debe haberse producido con anterioridad a la solicitud; es decir, no podrán admitirse solicitudes de ayuda sobre actuaciones que no se hayan realizado.