Preguntes freqüents - Archivos

Tal com recomanen les pautes de conservació preventiva i pla de gestió de desastres en arxius i biblioteques del Ministeri de Cultura, és aconsellable disposar d'un pla de gestió de desastres per a preveure les actuacions que ajudaran a gestionar situacions de desastre en el nostre arxiu. Una vegada estes han ocorregut, podem resumir les actuacions principals en:
- Estabilització de l’ambient i els materials: eliminar l’aigua de la inundació o de l’extinció de l’incendi íntegrament, neteja del fang o de la cendra tant de l'estança com dels materials de l’arxiu i recuperació dels materials afectats.
- Evacuació dels fons: retirar les caixes mullades o humides i substituir-les si el contingut no està mullat. En cas que sí que ho estiguen, traslladar-los tal com es van trobar per a ser tractats, i una vegada en lloc segur extraure els documents de les caixes per a airejar-los. No s’han de tancar els llibres que s’han trobat oberts, ja que es podrien produir danys.
- Assecat: tant per a l’estança com per als materials es poden emprar ventiladors d’aire fred que no impacten directament sobre els documents. En el cas de ser una gran quantitat de materials, és recomanable comptar amb una empresa especialitzada en restauració.
- Contacte amb l'IVCR+I per a l’avaluació dels danys i l’adopció de mesures urgents de restauració, si és el cas.

Els expedients de les sèries ja valorades per la JQDA considerades de conservació permanent, però afectades de manera irreversible per un desastre, hauran de ser revisats per personal especialitzat de l’IVCR+I per a confirmar el seu estat i emetre un informe que justifique la seua irrecuperabilitat. A continuació, l’arxiu presentarà a la JCDA l’expedient d’eliminació juntament amb l’informe pertinent, que serà revisat en la sessió més immediata per part dels seus membres.

El SAVEX (Sistema Arxivistic Valencià en Xarxa) és un sistema d’informació i gestió integral comuna a tots els arxius del Sistema Arxivístic Valencià per a dotar-los d’una única ferramenta de treball que els permet treballar en xarxa. Això suposa no solament la normalització dels procediments de treball arxivístic, sinó també una major protecció, organització i difusió del patrimoni documental valencià.
SAVEX té una doble vessant: com a ferramenta de gestió per al personal d’arxius que els ajuda a la descripció, emmagatzematge i transferència de la documentació; i com OPAC obert que permet l’accés lliure i gratuït de la ciutadania als fons documentals dels arxius del Sistema Arxivístic Valencià.
En estos moments, conformen el SAVEX uns 370 arxius valencians, entre els quals es troben arxius històrics, de conselleries i altres organismes públics de la Generalitat, arxius privats i arxius municipals i un total de més de mil usuaris.
El SAVEX està en constant creixement amb la incorporació de nous arxius. És gestionat per la Direcció General de Cultura.

Aquelles institucions o organismes públics o privats que desitgen que els seus arxius siguen inclosos en el SAVEX, hauran de remetre en primer lloc una sol·licitud firmada pel responsable d’esta institució o organisme al correu electrònic del servici. En eixa sol·licitud s’inclouran, entre altres, dades d’identificació de l’arxiu i del personal amb què està dotat.
En segon lloc, s’enviarà per correu electrònic el formulari d’alta d’usuari de les persones que usaran l’aplicació, als qui, una vegada donats d’alta, se’ls comunicarà les seues contrasenyes i se'ls enviarà els manuals i el contacte per a les incidències tècniques o de consulta.
Consulta el procés complet ací:
 

Perquè l’arxiu tinga un catàleg obert amb documentació a l’abast del públic general hauran de sol·licitar-se tant l’alta de l’arxiu com el de l’usuari professional; una vegada introduïts els quadres de treball i de classificació en SAVEX, el professional podrà validar les fitxes que considere perquè estiguen visibles en la web.

Si estàs treballant amb SAVEX i detectes un error, pots notificar-ho, açi:

La Junta Qualificadora de Documents Administratius és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la conselleria competent en matèria de cultura, la finalitat de la qual és la valoració dels documents i sèries documentals produïts, conservats o reunits per les institucions i administracions públiques valencianes.
Té com a missió l’estudi de les taules de valoració documental que es presenten per a emetre el corresponent dictamen preceptiu i vinculant, on es propose la conservació permanent de la documentació i el seu ingrés en els arxius històrics o bé l'eliminació per la seua inutilitat administrativa i cultural.
La JQDA es reunirà, almenys, quatre vegades a l’any en sessió ordinària.

Les taules valorades favorablement poden trobar-se en la web del Servici d’Arxius:
Les propostes de taules de valoració documental que hagen sigut aprovades per la JQDA seran aprovades per resolució del conseller competent en matèria de cultura, i esta resolució serà publicada en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.

- Eliminació: quan la resolució preveja l’eliminació de documents o sèries documentals, esta es realitzarà en la fase d’arxiu en la qual es trobe la documentació. Per a això, els responsables de la custòdia de la documentació tramitaran el corresponent procediment d’eliminació tal com s’indica en la web del Servici d’Arxius.
L’expedient d’eliminació, en el cas de la documentació relativa a la Generalitat, es comunicarà a la JQDA, que el revisarà en la primera reunió que celebre i formularà les observacions que estime pertinents. Després es comunicarà amb els responsables de la custòdia de la documentació en el termini de deu dies perquè es procedisca a la seua eliminació. Este redactarà l’acta d’eliminació, en la qual constarà el lloc, la data i la duració dels treballs d’eliminació, procediment utilitzat, les persones intervinents i el funcionari fedatari de l’operació; haurà de firmar-la la persona responsable de l’òrgan que custodia la documentació i l’arxiver corresponent.
Un duplicat de l’acta d’eliminació es remetrà a la JQDA en el termini de deu dies següents a la data de les actuacions corresponents, ja que la JQDA porta un registre de totes les actes d’eliminació documental.
- Conservació: si la resolució disposa la conservació dels documents o sèries documentals en suport diferent a l’original, abans de procedir a l’eliminació d’este original hauran d’obtindre’s còpies autèntiques en suport diferent. En este cas, haurà d’alçar-se una acta complementària a la prevista en l’apartat 4 d’este mateix article, i adjuntar-se a l’expedient d’eliminació.
L’òrgan responsable de la custòdia de la documentació és el responsable d’executar les resolucions que aproven les taules de valoració documental.

L’elaboració de les propostes de les taules de valoració documental es realitzarà per la Comissió de Valoració Documental corresponent, a iniciativa pròpia o a proposta dels òrgans responsables de les sèries documentals, la qual tramitarà l’expedient.
Els expedients de propostes de les taules de valoració documental inclouran la següent informació:

• La fitxa resum de la proposta
• La proposta de la taula de valoració documental, que incloga els següents apartats:

a) L’organisme que l’ha produïda, on s’inclourà l’estudi històric i institucional, el quadre de classificació en cas de sèries documentals, l’òrgan productor i l’arxiu o unitat administrativa on es trobe.
b) La descripció de la documentació de què es tracte, on haurà de constar la descripció del contingut de la sèrie documental, l’ordenació de la documentació, les dates d’inici i final, la funció administrativa que exercix, el marc legal general, els documents que conformen l’expedient, els metres lineals de documentació, les sèries documentals antecedents i les relacionades, la documentació recapitulativa que puga haver-hi existir, el suport físic i el suport de substitució.
c) El valor de la documentació original, que reflectisca clarament la utilitat o inutilitat administrativa de la documentació. S’especificarà el seu valor històric primari o secundari, i s’hi farà constar constar el valor administratiu, fiscal, legal, informatiu, científic i històric de la sèrie documental. Així mateix, es constatarà si els documents tenen valor probatori per als drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques.
d) Els terminis de transferència de la documentació als diferents tipus d’arxiu, d’acord amb la freqüència d’utilització de la documentació.
e) L’accés a la documentació.

• Una còpia d’un expedient tipus o documentació que s’haja de valorar.
• Els informes que hagen elaborat les diferents unitats administratives sobre la proposta de valoració i que justifiquen la conservació permanent o eliminació de la documentació: informe sobre la valoració que s’ha realitzat en la proposta, informe sobre l’accés a la documentació, informe sobre la vigència administrativa de la documentació, i un informe sobre l’aplicació informàtica (en el cas que la documentació estiga en suport informàtic o siga gestionada de manera electrònica, telemàtica o qualsevol altre mitjà similar)
• Una relació de la normativa general que afecte la sèrie documental en qüestió, així com dels canvis normatius que s’hagen produït al llarg del temps.
• La conformitat del responsable de l’òrgan productor de la documentació o sèrie documental amb la valoració proposada.

Si la Comissió de Valoració considera necessari sol·licitar més informació, la requerirà a la unitat administrativa corresponent, que haurà de remetre-la en un termini no superior a un mes.
Quan el contingut de la sèrie documental afecte competències que tinguen atribuïdes altres organismes públics, s’haurà de comptar amb l’informe preceptiu d’estos.
Una vegada elaborat l’expedient de la proposta de la taula de valoració documental, la Comissió de Valoració Documental realitzarà la proposta de valoració, distingint si la documentació s’ha de conservar permanentment o es pot eliminar totalment o parcialment, i remetrà tota la documentació a la JQDA.

Sí. L’òrgan responsable dels documents redactarà l’acta d’eliminació, en la qual acreditarà que s’han complit tots els requisits previstos.
En l’acta haurà de constar el lloc, la data i la duració dels treballs d’eliminació, procediment utilitzat, les persones intervinents i el funcionari fedatari de l’operació; i haurà de firmar-la el responsable de l’òrgan que custodia la documentació i l’arxiver corresponent.
Un duplicat de l’acta d’eliminació es remetrà a la JQDA en el termini de deu dies següents a la data de les actuacions corresponents, ja que la JQDA porta un registre de totes les actes d’eliminació documental.

Actualment, hi ha dos subvencions dirigides als arxius de la Comunitat Valenciana:

• Les destinades a la digitalització i la restauració de la documentació històrica i la millora de les instal·lacions dels arxius municipals de la Comunitat Valenciana. Estan destinades a finançar les despeses derivades de la digitalització i de la restauració de documents d’arxius amb una antiguitat de 50 anys o superior, així com les despeses derivades de l’adquisició d’equipament per a la correcta conservació i utilització dels fons documentals, existents en els arxius municipals de la Comunitat Valenciana. L’equipament serà d’ús exclusiu per a l’arxiu i consistirà en prestatgeries metàl·liques, armaris compactes mòbils sobre raïls, planers horitzontals, vitrines expositores per a exposicions de documents d’arxiu, deshumidificadors i termohigròmetres, climatització dels depòsits de l’arxiu i escàners adequats per a digitalització de la documentació arxivística, en queda exclòs el mobiliari d’oficina i els ordinadors. Estes subvencions contribuiran al finançament de les d'estes despeses, fins al màxim del 100% del cost de la inversió realitzada.

• Les destinades a mancomunitats que presten servicis mancomunats d’arxiu en la Comunitat Valenciana. Estan destinades a finançar les despeses derivades dels servicis mancomunats d’arxiu en els arxius municipals de la Comunitat Valenciana. Estes subvencions contribuiran al finançament de les d'estes despeses, fins al màxim del 100% del cost de la inversió realitzada.

L’obertura dels processos està prevista per al primer semestre de l’any.
En els dos casos la despesa subvencionable ha d’haver-se produït amb anterioritat a la sol·licitud; és a dir, no podran admetre’s sol·licituds d’ajuda sobre actuacions que no s’hagen realitzat.