Expedients d'eliminació - Archivos
Procediment per a preparar els expedients d'eliminació
Tràmit
- Enviament de la sol·licitud, la memòria prèvia, l'annex a la memòria prèvia i l'inventari de la documentació a eliminar a la Secretaria de la JQDA per qualsevol mitjà establit en l'article 16.4 de la llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques (BOE núm. 236, de 02/10/2015) perquè aquesta hi done la conformitat i comprove que s'ajusta al dictamen emés sobre la sèrie documental en la pròxima sessió que se celebre.
- Contestació de la JQDA en el termini de 10 dies donant la seua conformitat perquè s'elimine de la documentació.
- Preparació de tota la documentació que cal eliminar per part del responsable de la documentació o del seu representant legal, i realització dels treballs d'eliminació.
- Enviament d'un duplicat de l'acta d'eliminació i de l'annex d'acta complementària, si pertoca, a la JQDA en el termini de 10 dies comptadors des del dia en què es realitzen els treballs d'eliminació.
Interessats
Podrà sol·licitar l'aprovació de la JQDA per a l'eliminació de documentació l'òrgan responsable de la custòdia de la documentació de l'administració titular que posseïsca sèries documentals que hagen rebut dictàmens favorables de la JQDA i que hagen sigut publicats en el DOGV.
Cal tenir en compte que algunes sèries documentals són comunes (transversals) en les diferents administracions. El dictamen d'una sèrie transversal serà aplicable a la resta de les sèries d'unes altres entitats de la mateixa administració.
Qui realitza l'eliminació
Els òrgans responsables de la custòdia de la documentació són els responsables d'executar els dictàmens de la JQDA en cadascuna de les fases d'arxiu en què es trobe la documentació. Aquest procés es pot realitzar en l'arxiu mateix per part del personal tècnic, o contractar una empresa externa.
- En cas de fer-se en l'arxiu mateix:
Es realitza quan la documentació que s'ha d'eliminar no és molt voluminosa i es disposa dels mitjans i del personal suficients i adequats per a dur a terme aquesta tasca.
- En cas de contractar una empresa externa:
És necessari assegurar-se que l'empresa prendrà les mesures de seguretat oportunes i que es compromet a complir els requisits establits, entre els quals estan els següents:
- Durant el transport, l'empresa haurà de garantir la integritat de les sèries documentals perquè no hi haja pèrdua de documents, robatoris o qualsevol tipus de filtració de la informació.
- El personal encarregat de realitzar l'eliminació haurà d'estar, en tot moment, identificat correctament i autoritzat per l'autoritat competent.
- No es podran subcontractar els servicis d'unes altres empreses sense el coneixement del responsable de la documentació.
Terminis de presentació
Durant tot l'any, però sempre a partir dels tres mesos següents a la publicació de la resolució del corresponent dictamen en el DOGV.
Documentació que cal presentar
- Sol·licitud
- Memòria prèvia
- Annex a la memòria prèvia: inventari (inclou la documentació que cal eliminar i la que cal conservar)
- Acta d'eliminació
- Annex a l'acta d'eliminació: acta complementària (en cas de conservació en un suport diferent a l'original)